Country: Côte d'Ivoire
Closing date: 15 Apr 2016
Preparedness & Response – Emerging Pandemic Threats Program (EPT)
Scope of Work
Finance and Administration Manager
Background:
Preparedness and Response (P&R) is one component of USAID’s Emerging Pandemic Threats (EPT 2) program. P& R has a dual mandate to help countries design and implement National Preparedness and Response Plans for public health events of unknown etiology and to establish and strengthen National One Health Platforms. Our goal is to help address the practical issues confronting national governments as they strive to cope with the human, financial, and logistical constraints associated pandemic threats. The P&R project provides technical assistance and training services to build national and regional capacity in a sustainable manner.
Purpose:
The Preparedness & Response Project’s Finance and Administration Manager for the regional office is responsible for overseeing all accounting, payroll, human resources, project logistics, and facility functions. S/he will also ensure compliance with agreement requirements, DAI procedures, and USAID regulations.
Objectives and Duties:
RESPONSIBILITIES
Finance
Prepare the monthly expense reports (FER) before submission to DAI headquarters and prepare office weekly advance request.
Ensure efficient systems are in place for the payment of all bills, invoices, payments, and staff reimbursements in manner consistent with DAI policies and procedures.
Prepare the office annual budget (pipeline) and monitor overall office financial performance through the quarterly (or monthly) budget check review process.
Accounting
Oversee all field accounting procedures, ensuring that they are compliant with local laws, as well as DAI and USAID regulations.
Prepare payment for taxes, rent, and other expenses. Responsible for the processing of all cash transactions and wire transfer payments.
Records all financial transactions in Field Accounting System.
Responsible for the transfer of cash from the bank to the office.
Review and send field reports to the Home Office in a timely manner.
Understand the chart of accounts and ensure that field costs are coded correctly.
Track field costs to ensure that the field office costs do not run over budget.
Payroll
Oversee payroll procedures: make sure timesheets are available, completed correctly, and submitted on time.
Register all employees with the appropriate government agency and ensure that proper income taxes and social charges are withheld and remitted.
Ensure that salary is disbursed to all employees on schedule.
Human Resources
Assist staff in their recruitment needs.
Provide new employee orientations.
Collect required documentation and maintain complete and current Master Files for each employee.
Handle employee complaints and conflicts and elevate to supervisor as necessary.
Ensure that Personnel Policies and Procedures are followed by all employees.
Track leave for all employees.
Update field operations manuals and assure access to all office employees.
Legal
Liaise with Field Operations Manager and DAI legal team to develop agreements and contracts with project partners.
Ensure proper planning, procurement, and distribution of any project products in accordance with donor regulations.
Ensure compliance for the issuance of consulting service agreements, work orders, and purchase orders.
Project Logistics
Assist with logistics support for all field office employees, as well as STTA.
Assist events staff with logistics if needed.
Facilities Management
Responsible for overseeing the maintenance and procurement of all computer equipment, office furniture, and office supplies.
Responsible for ensuring the proper maintenance and inventory of all project property.
Leadership
Assist with representation duties for DAI in coordination with the Regional Director in times of absentia.
Contribute to the establishment and maintenance of close working relationships with relevant offices of the local/national government, peer organization, and partners.
Serve as primary administrative liaison with DAI headquarters.
Ensure knowledge of and adherence to all relevant DAI organizational policies.
Develop, implement, and maintain office systems in accordance with DAI policies and procedures, donor requirements, and government requirements.
Assist with the development and maintenance of project monitoring, evaluation, and other systems in support of project requirements and in accordance with the standard provisions of donors and DAI policies.
Serve as primary liaison regarding DAI registration and work permit processes, and prepare DAI registration renewals and annual expatriate visa and work renewals, as needed.
Other tasks as assigned.
Qualifications:
EDUCATION
University degree in Business, Management, Finance, Accounting or appropriate field, graduate degree preferred.
WORK EXPERIENCE
Seven to ten years of experience in a management role, overseeing project finance and accounting for a complex and challenging USAID field operation in unstable developing countries;
Systems and office administration;
Direct programming and/or operational management of a USAID contract or cooperative agreement;
Budgeting; financial management (tracking, reporting and accounting); and procurement with preferably at least five year in a supervisory capacity
Flexible, willing to perform assigned and additional duties and work irregular hours under unpredictable and primitive conditions.
SKILLS
Knowledge of USAID policies and procedures preferable.
Strong computer skills, including experience with email, word processing, spreadsheet, and database software.
Good knowledge of Excel, Peachtree, Quickbooks a plus.
Excellent relationship management skills and strong interpersonal skills, with the ability to liaise, consult and negotiate with staff—and with external agencies, service providers, and clients.
High level ability to employ critical thinking skills and to work independently with ability to solve problems and work with stakeholders for mutually agreeable solutions.
Strong negotiating and diplomatic skills including multi-cultural sensitivity and awareness.*
Self-starting, ability to take initiatives and work with minimal supervision required, work independently with initiative to manage high volume of work flow with attention to detail and accuracy, and ability to check own work.
Ability to handle multiple tasks and projects and work well under pressure, including working with interruptions and deadlines; ability to prioritize work, meet deadlines, and produce quality results on schedule.
LANGUAGES
- French language fluency required.
- English language fluency required.
Supervisory Responsibilities:
- The Finance and Administration Manager will supervise the following staff: Travel and Procurement Coordinator and possibly additional staff in the future.
Base of Operations:
- Abidjan, Cote d’Ivoire
Reporting:
- Reports directly to the Regional Director.
Préparation et riposte – Programme sur les menaces pandémiques émergentes (EPT)
Cahier des charges
Directeur des finances et de l’administration
Contexte :
Préparation et riposte (Preparedness and Response, P&R) est un des composants du programme sur les menaces pandémiques émergentes (EPT 2) de l'Agence des États-Unis pour le développement international (USAID). P&R dispose d'un double mandat en vue d'aider des pays à concevoir et mettre en place des plans nationaux de préparation d'urgence et d'intervention face à des crises de santé publique d'étiologie inconnue et à établir et renforcer les plateformes nationales « One Health. » Notre but est d'aider à aborder les questions pratiques qui se posent aux gouvernements nationaux dans leur lutte pour répondre aux contraintes humaines, financières et logistiques liées aux menaces de pandémies. Le projet P&R fournit une assistance technique et des services de formation pour créer une capacité nationale et régionale durable.
But :
Le Directeur des finances et de l’administration du Projet Préparation et riposte pour le bureau régional est chargé de superviser toutes les fonctions de la comptabilité, de la paie du personnel, des ressources humaines, de la logistique de projet et des installations. Il ou elle garantira aussi la conformité avec les exigences de l’entente, les procédures DAI et les réglementations de l’USAID.
Objectifs et tâches :
RESPONSABILITÉS
Finance
Préparer les rapports des dépenses mensuelles (FER) avant leur soumission au siège de DAI et préparer les demandes d’avances hebdo1madaires du bureau.
S’assurer que des systèmes efficaces sont en place pour payer tous les frais, les factures, les règlements et les remboursements du personnel de manière conforme aux politiques et procédures de DAI.
Préparer le budget annuel du bureau (pipeline) et surveiller la performance financière générale du bureau au cours du processus trimestriel (ou mensuel) de vérification du budget.
Comptabilité
Superviser toutes les procédures comptables sur le terrain, en assurant leur conformité aux lois locales, de même qu’aux réglementations de DAI et de l’USAID.
Préparer les paiements pour les impôts et taxes, le loyer et les autres dépenses. Responsable du traitement de toutes les transactions en espèces et des paiements par virement.
Enregistrer toutes les transactions financières dans le système de comptabilité sur le terrain (*Field Accounting System*).
Responsable du transfert des espèces de la banque au bureau.
Revoir et envoyer les rapports de terrain au siège dans les temps.
Comprendre le plan comptable et s’assurer que les coûts hors siège sont codés correctement.
Faire un suivi des coûts hors siège pour s’assurer qu’ils ne dépassent pas le budget.
Paye du personnel
Superviser les procédures de la paye : s’assurer que les feuilles de temps sont disponibles, remplies correctement et soumises dans les temps.
Inscrire tous les employés auprès de l’organisme gouvernemental approprié et s’assurer que tous les impôts sur le revenu et les charges sociales corrects sont retenus à la source et remis.
S’assurer que le salaire est distribué à tous les employés dans les temps.
Ressources humaines
Aider le personnel pour les besoins de recrutement.
Fournir des orientations pour les nouveaux employés.
Collecter les documents requis et maintenir des dossiers permanents (*Master Files*) complets et à jour pour chaque employé.
Gérer les plaintes et les conflits des employés et faire un rapport au superviseur, le cas échéant.
S’assurer que les Politiques et procédures du personnel sont suivies par tous les employés du bureau.
Inscrire les congés pour tous les employés.
Mettre à jour les manuels d’opérations sur le terrain et veiller à l’accès pour tous les employés du bureau.
Juridique
Liaison avec le Directeur des opérations sur le terrain et l’équipe juridique de DAI pour l’élaboration des accords et des contrats avec les partenaires de projet.
Assurer la bonne planification, les achats et la distribution de tous les produits de projet conformément aux réglementations des donateurs.
Assurer la conformité pour l’établissement de contrats de service de consultants, des ordres d’exécution et des bons de commande.
Logistique de projet
Donner un soutien logistique à tous les employés de terrain du bureau, de même qu’à l’assistance technique à court terme (STTA).
Aider les événements du personnel avec la logistique, le cas échéant.
Gestion de l’équipement et autres biens
Responsable de la supervision de la maintenance et des achats de tout équipement informatique, mobilier et fournitures de bureau.
Responsable de veiller à la bonne maintenance et à l’inventaire de tous les biens de projet.
Leadership
Aider aux tâches de représentation pour DAI en coordination avec le Directeur régional, en périodes d’absence.
Contribuer à l’établissement et au maintien d’étroites relations de travail avec les bureaux pertinents des autorités gouvernementales locales et nationales, des organisations pairs et des partenaires.
Tenir lieu de principale liaison administrative avec le siège de DAI.
Assurer la connaissance et le respect de toutes les politiques organisationnelles pertinentes de DAI.
Développer, mettre en œuvre et maintenir les systèmes de bureau conformément aux politiques et procédures de DAI, les exigences des donateurs et les exigences gouvernementales.
Aider au développement et à la maintenance de la surveillance de projet, de l’évaluation et des autres systèmes en soutien des exigences du projet et en accord avec les dispositions types des politiques des donateurs et de DAI.
Tenir lieu de principale liaison concernant l’inscription de DAI et les procédures de permis de travail, et préparer les renouvellements de l’inscription de DAI, des visas des expatriés et des permis de travail annuels, si nécessaire.
D’autres tâches, le cas échéant.
Qualifications :
ÉTUDES
Diplôme universitaire en Business, Management, Finance, Comptabilité ou un domaine approprié, de préférence des diplômes d’études supérieures.
EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
Sept à dix ans d’expérience dans des fonctions de direction, supervisant les finances et la comptabilité pour une opération de terrain complexe et difficile pour l’USAID dans des pays en développement instables ;
Systèmes et administration de bureau ;
Gestion directe de programmes ou d’opérations d’un contrat ou d’un accord de coopération de l’USAID ;
Budgétisation ; gestion financière (suivi, rapports et comptabilité) ; et achats, avec au moins cinq ans dans un rôle de supervision, de préférence ;
Flexibilité, prêt à effectuer des tâches confiées supplémentaires et à travailler avec des horaires irréguliers dans des situations imprévisibles et primitives.
COMPÉTENCES
Connaissances des politiques et procédures de l’USAID, de préférence.
Solides compétences informatiques, y compris l’expérience de logiciels pour email, traitement de texte, feuilles de calcul et bases de données.
Une bonne connaissance d’Excel, Peachtree, Quickbooks présente un avantage.
Excellentes compétences en gestion des relations et solides compétences en relations interpersonnelles, avec une aptitude pour établir la liaison, donner des conseils et négocier avec le personnel — et avec les agences extérieures, les prestataires de service et les clients.
Grande aptitude à recourir à la pensée critique et à travailler indépendamment pour résoudre les problèmes et travailler avec les parties prenantes pour aboutir à des solutions mutuellement acceptables.
Solides compétences en matière de négociations et de diplomatie, y compris une sensibilité et une conscience des différentes cultures.
Motivé, apte à prendre des initiatives et à travailler avec une supervision requise minime, à travailler de manière autonome pour gérer des flux de travail volumineux en prêtant attention aux détails et à l’exactitude, et capable de vérifier son propre travail.
Apte à gérer plusieurs tâches et projets à la fois et bon travail sous pression, y compris avec des interruptions et des dates butoirs, apte à établir la priorité des tâches, à respecter les délais et à produire des résultats de qualité dans les temps.
LANGUES
La maîtrise du français est obligatoire.
La maîtrise de l’anglais est obligatoire.
Responsabilités de supervision :
- Le directeur des finances et de l’administration supervisera le personnel suivant : Coordinateur des déplacements et des achats et peut-être d’autres personnels dans l’avenir.
Base des opérations :
- Abidjan, Côte d’Ivoire
Lien hierarchique :
- Rend directement compte au Directeur régional.
How to apply:
Please send your CV to PRPrecruitment@dai.com
The subject of the email must read "ABIDJAN FINANCES ET ADMIN."
Only those candidates selected for an interview will be contacted.
All applications must be received by 15 April 2016.
Veuillez envoyer les CV à PRPrecruitment@dai.com.
L'OBJET DU MAIL DOIT ÊTRE : "ABIDJAN FINANCES ET ADMIN"
Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.
Les candidatures doivent être envoyées avant le 15 avril 2016.